Personvernerklæring

Vi ønsker at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges ved bruk av våre elektroniske løsninger. Sikker behandling av informasjonen vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser. Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i Lov om behandling av personopplysninger (personopplysingsloven) av 01.01.2001 med tilhørende forskrift og Eus forordning for personvern (GDPR) som blir norsk lov. 25.5.2018. Les mer om GDPR.

Opplysninger som du fyller inn i skjemaer på vår nettside, oversendes elektronisk til Hole kommune. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse. De innsamlede opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt inn din henvendelse på papir. Opplysningene vil bare bli brukt til saksbehandling for det formål henvendelsen gjelder.

Dersom du føler at ditt personvern er sikret ved denne erklæringen, samtykker du til lagring av innsamlede data om deg. Samtykket gis som godkjenning av våre retningslinjer for personvernet og som samtykke for behandlingsmåten av opplysningene. Dersom du ikke samtykker i at personvernet er godt nok ivaretatt, vil du ikke kunne benytte elektronisk skjema. I stedet henviser vi deg til å fylle ut et utskrevet eksemplar av skjemaet.

Utskrift av skjema kan du få ved å kontakte postmottak@hole.kommune.no

Merk at våre systemer er tilrettelagt og tilpasset for elektroniske skjemaer.

Det kan derfor påløpe noe lengre saksbehandlingstid ved bruk av manuelle løsninger. Hvis du ønsker informasjon om hvordan Hole kommune behandler eventuelle personopplysninger du oppgir til kommunen, kan du henvende deg til det aktuelle tjenesteområdet som opplysningene skal avgis til, og som behandler din sak.

Dersom du velger å sende inn elektronisk søknad til Hole kommune samtykker du samtidig i at Hole kommune kan behandle og lagre disse opplysningene til angitt formål

Hole kommune er eier av informasjonen som samles inn, og er behandlingsansvarlig jf personopplysningsloven § 2 nr 4-5. Det er kommunedirektør som formelt er behandlingsansvarlig, men det daglige ansvaret ligger til det enkelte tjenesteområdes administrative ledelse.

Kommuneforlaget Skjema er databehandler av personopplysninger innsamlet via skjema på vår nettside. Eierforholdet reguleres av en egen databehandleravtale som sikrer konfidensialitet og integritet gjennom sikkerhetsløsninger og rutiner for sletting av informasjon ved elektronisk overføring til Hole kommune.

Du må ikke legge inn sensitive personopplysninger i elektroniske skjemaer eller i e-post som du sender til kommunen. Sensitive personopplysninger kan for eksempel være opplysninger knyttet til etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, opplysning om straffbare forhold, helseopplysninger og/eller medlemskap i foreninger (jf personopplysningsloven § 2 nr 8). Du må heller ikke legge ved vedlegg som inneholder slik informasjon. Om du må avgi slik informasjon i forbindelse med henvendelsen, må denne ettersendes per post.

Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for:

• saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken
• ansatte i kommunen som er involvert i saken (uten direkte adgang til behandlingssystemene)
• teknisk støtteenhet i kommunen, dersom tekniske utfordringer forekommer i kommunens behandlingssysteme

Dersom kommunen har behov for å henvise saken til et annet forvaltningsorgan, vil den personen det gjelder bli informert, og tillatelse vil bli etterspurt for eventuell overføring av opplysningene.

Når du benytter våre elektroniske skjemaer blir alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og vår server transporterert over en sikret linje (HTTPS/SSL)

Hvis du ønsker innsyn i de opplysningene som kommunen har lagret om deg, kan du henvende deg til den kommunale enhet som behandler den saken som opplysningene er avgitt i forbindelse med. Du kan be om at opplysninger endres, rettes eller slettes. Sletting av opplysninger kan kun gjøres i de tilfellene der arkivloven eller regnskapsloven ikke er til hinder for dette.

Hole kommune har eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal se til at personvernet til deg som innbygger og våre ansatte ivaretas på en god måte. Oppnevnt personvernombud i Hole kommune er Martha Øverli.

Du kan nå personverombudet ved å ta kontakt på telefon 907 14 448.

Du kan også sende e-post til personvernombud@hole.kommune.no eller brev til:

Hole kommune v/ Personvernombud
Viksveien 30 3530 Røyse